A solicitação de despesa é um documento elaborado ANTES de um processo licitatório. Nele devem ser incluídos todos os itens que se deseja adquirir, sem mencionar credor, marca ou valor.
Não faz sentido emitir uma solicitação de desepesa DEPOIS de um processo licitatório, pois o mesmo documento não pode ter duas finalidades diferentes.
Os documento que devem ser emitidos DEPOIS de um processo licitatório são a ORDEM DE COMPRA e a NOTA DE EMPENHO.
Mas o que acontece quando se deseja emitir uma solicitação de despesa antes de uma ordem de compra?
Em primeiro lugar, como explicado anteriormente, não se deve ter o mesmo documento com finalidades distintas. Em segundo lugar, emitir um documento antes de uma ordem de compra, relacionando todos os itens que farão parte da ordem de compra, é por sí só, um indicativo de retrabalho e gasto desnecessário de tempo, papel, toner e energia, e que não torna claro qual o ganho que se tem com isso.
Entretanto, se for imperioso que haja um documento antes da ordem de compra, com todos os itens da mesma, então esse documento deveria ter outra identificação, como por exemplo, “DOCUMENTO DE AUTORIZAÇÃO DE COMPRA”. Embora isso também seja considerado um retrabalho, pelo menos não haveria confusão de finalidade.